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2023.03.10 フリーランスの経理

今回は、はじめて請求書を発行する方に向けて、請求書の作成、送付の方法を解説します。

請求書は、納品した商品やサービスの料金を請求する際に発行する書類です。
主に、次のような方法で作成します。

・手書き
・Excel
・請求書が発行できるシステム（テンプレ―トがあるので便利）

どの方法で請求書を作成しても問題はありませんが、はじめて請求書を作成するのであれば、フォーマットが用意されていて、管理も簡単な請求書発行システムがおすすめです。

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手書き手書きの請求書は、文具店などで販売されている請求書の用紙を購入して作成します。

パソコンやスマホがなくても請求書が作成できますが、発送や書類の保管・管理に手間がかかるというデメリットがあります。

ExcelExcelやGoogleスプレッドシートを使って請求書を作成することができます。請求書のひな形（テンプレート）が公開されているため、それをフォーマットとして活用すれば、体裁の整った請求書を作成することができます。

請求書を作成したら、PDFファイルで出力し、印刷して郵送したり、電子メールに添付して送信するのが一般的です。インボイス制度に対応した請求書のフォーマットを利用することや、保存要件を満たす方法での控えの保管が重要になります。

最も請求書の作成や管理が簡単なのは、請求書を発行できるシステム（アプリ）を使うことです。

請求書作成に特化しているため、入力補助機能などがあり、簡単に請求書が作成できるものが多いです。また、請求書の管理も簡単で、電子帳簿保存法に対応したシステムを選べば、保存要件を満たした状態で請求書の管理ができます。

請求書に記載する項目請求書には主に次の項目を記載します。

・取引先の会社名（個人名）/住所*
・取引年月日*
・取引の内容（商品名やサービス名など）*
・金額*（源泉所得税がある場合は差し引いて請求）
・消費税について
・請求書発行元の名称、連絡先*
・振込先
・支払期限

*必ず記載しなければいけない項目。
参考：国税庁のホームページhttps://www.nta.go.jp/

請求書を作成する際は、特に以下の3点に注意しましょう。

・請求書発行日、支払期限は事前に取引先に確認して記載する。
・金額には3桁ごとにカンマを入れる。
・消費税込みの価格か消費税抜きの価格かが分かるように記載する。

また、料金の振込手数料の負担については、「恐れ入りますが、振込手数料は御社でご負担ください」と記載しておきます。

請求書は、郵送、PDFデータをメールで送付するのが一般的です。

郵送の場合は、印刷した請求書を封筒に入れて送ります。封筒のサイズに決まりはありませんが、長形3号の封筒がよく使われます。切手を貼って普通郵便で送付しましょう。

メールで送付する場合は、請求書をPDFファイルで保存し、保存したファイルをメールに添付して、取引先に送付します。

その際、メールの件名は「〇月分の請求書を送付させていただきます」のように、請求書が添付されていることがわかるようにするとよいでしょう。

「スマホインボイスFinFin」はスマホで使える請求書作成アプリです。

決められたフォーマットに入力するだけで請求書が作成でき、PDFでの発行やメール送付、リンク共有が簡単にできます。もちろん、発行した請求書の管理もアプリで行えます。電子帳簿保存法の保存要件も満たしているので安心です。

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